Blogeintrag zu Digitalisierung in drei Schritten

Digitalisierung einfach einfach.

Digitalisierung in drei Schritten? Geht das?

Die Digitalisierung auf drei Schritte herunterbrechen - klingt das nicht doch etwas zu simpel? Ganz im Gegenteil! Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr digitales Fundament auf der Basis von drei Bausteinen aufbauen.

Warum so einfach?

Wir leben in einer immer komplexer werdenden Welt, die uns nicht zuletzt aufgrund Ihrer Globalisierung und Digitalisierung mit einer neuen Welle an nahezu unüberschauber Abhängikeiten überflutet. Zumindest empfinden wir das sofort, wenn wir am Morgen in unser persönliches oder geschäftliches Postfach sehen und erstmal eine nahezu unbewältigbare Anzahl neuer Nachrichten entdecken. Nachdem die ersten fünf Minuten für die Sortierung von Spam und wichtiger Nachrichten aufgebracht und die erste Energie für die Aufregung über den nicht funktionierenden Spam-Filter aufgewendet wurde, beginnen wir mit der Beantwortung eines kürzlich erteilten Auftrags an einen IT-Dienstleister.

Eigentlich haben Sie diesen doch "nur" mit der Digitalsierung Ihrer wichtigsten täglichen Aufgaben beauftragt und jetzt stellt er 47 Fragen zu Themen, von denen Sie davor weder gehört, noch deren 78 Abkürzungen Sie deuten können. Klar, wer sein Geschäft digitalisieren will, muss natürlich wissen, ob er seine Accounts mit einer 2FA geschützt hat, ob die beauftragte Software im ABS-Stil programmiert werden soll und warum der Support-Mitarbeiter nicht sofort im Chat antwortet, nachdem er "bin afk" geschrieben hat.

stopHalt - bevor wir Sie weiter mit Dingen wie API, BCI, BDPlaP oder sonstigen unverständlichen Kuriositäten bombardieren wollen, nehmen wir lieber die Abkürzung und erklären Ihnen, wie es einfach gehen kann!

Im wesentlichen geht es bei der Digitalsierung nämlich darum, eine digitale Infrastruktur zu schaffen, die es Ihnen ermöglicht Ihre Prozesse digital abzubilden und schließlich Ihre Geschäfstmodelle zu digitalisieren.

Das war's schon? Im wesentlichen: ja! Natürlich verbergen sich hinter jeder Stufe weitere wichtige Aktivitäten, die man auch wieder mit jeweils 23 Abkürzungen belegen kann - aber wirklich relevant ist für Sie am Ende des Tages doch nur, dass Sie digitaler arbeiten können.

Wenn Sie dem zustimmen, erklären wir Ihnen im nächsten Absatz in einfachen Worten, was sich hinter den Phasen verbirgt.

Stufe 1: Digitale Infrastruktur

Der erste Schritt in Ihre digitale Zukunft besteht in der konsequenten Aufrüstung Ihrer IT Infrastruktur. Eine ausgewählte und systematisch integrierte digitale Infrastruktur bildet den Grundstein für die weiterführende digitale Datenverarbeitung.

Angenommen, sie verfügen noch über einen weitestgehend analogen Büro-Alltag, in dem wir aber dennoch einen funktionsfähigen Internetzugang und PC-Arbeitsplätze voraussetzen. In diesem Fall benötigen Sie in der Rubrik "digitale Infrastruktur" primär die folgende Ausstattung:

Ein OCR-fähiger Dokumentenscanner, um analoge Dokumente wie Rechnungen oder wichtige postalische Zustellungen zu digitalisieren. Der Scanner sollte über eine integrierte Texterkennung (OCR) verfügen, damit eingescannte Dokumente anschließend im Volltext durchsuchbar sind.

Eine zentraler Speicherort, sozusagen eine externe Festplatte, die als Dreh- und Angelpunkt Ihrer täglichen Arbeit dient. Hier speichern Sie jegliche digitale Dokumente und Daten, die Sie für Ihre tägliche Arbeit benötigen. In der Fachsprache spricht man hier von einem NAS-Server, der beispielsweise mit Ihrem Internet-Router verbunden ist.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) zur digitalen Ablage und Strukturierung Ihrer Dokumente. Das DMS unterstützt Sie in der Organisation Ihrer Dokumente und ermöglicht es Ihnen ohne großen Aufwand den Anfroderungen der DSGVO nachzukommen. Beispielsweise wenn Sie auf Anfrage alle personenbezogenen Daten für einen bestimmten Kunden aushändigen müssen.

Ein Kundenmanagementsystem, in dem Sie wichtige Informationen zu Ihren Kunden speichern können. Die Daten können Sie in Abhängigkeit des Systems entweder direkt auf Ihrer Infrastruktur vor Ort speichern, oder in der Cloud über sichere Verbindungen auf bereitgestellten Servern. In letzterem Fall sollten Sie natürlich darauf achten, dass die Server in Deutschland betrieben werden, um den Anforderungen der DSGVO nachzukommen.

Mit diesen Komponenten erreichen legen Sie bereits die Basis für Ihre digitale Infrastruktur. Setzen Sie im Anschluss Ihre ersten digitalen Prozesse um!

Stufe 2: Digitale Prozesse

Die Digitalisierung Ihrer Arbeitsprozesse kann Ihnen unmengen an Zeit sparen. In unseren Beratungen kommen wir immer wieder an Kunden, die sehr überzeugt von ihrem analogen Terminkalender in Buchformat sind. Während traditionelle Werte sicherlich ehrbar sind, ist es im Kontext der Digitalisierung nur selten ratsam sich vor Veränderung zu verschließen. Um einen schnellen Start in die digitale Arbeitswelt zu vollziehen, empfehlen wir daher grundsätzlich das folgende Vorgehen:

Werden Sie sich der wichtigsten Vorgänge Ihrer täglichen Arbeit bewusst. Hinterfragen Sie kritisch, ob diese Prozesse unter Zuhilfenahme der digitalen Infrastruktur abgebildet oder sogar (teil-)automatisiert werden können. Gerne beraten wir Sie in diesem Kontext, falls Ihnen die Machbarkeitsanalyse Kopfschmerzen bereitet.

Digitalisierung Ihres Terminkalenders. Es gibt keinen sinnvolleren ersten Schritt, als damit zu beginnen, Ihre Termine an einem zentral zugreifbaren Ort zu speichern: einem privaten Terminkalender im Internet. Wenn Sie häufig Termine im Team koordinieren, sollten Sie eine Team-Lösung anstreben.

Anschließend sollten Sie sich spätestens nach der Einführung des Business-Dienstes von Whatsapp davon verabschieden, Ihre Kommunikation im Team über den Messenger aus den USA durchzuführen. Führen Sie zur Kommunikation und Koordination Ihrer Zusammenarbeit eine Team-Management-Software ein.

Weiterhin können Ihnen unterstützende Tools wie das bereits angesprochene Kundenmanagementsystem bei der Automatisierung Ihrer Abläufe behilflich sein. Wenn Sie diese in Ihre vorhandene Infrastruktur integrieren, können sie - je nach Funktionsumfang - beispielsweise vollautomatisiert einen Großteil der Anfragen über Ihre Website beantworten.

Prozesse digitalisierte - was jetzt? Wie wäre es beispielsweise mit der Erkundung neuer digitaler Geschäftsmodelle oder der Überarbeitung Ihrer bisherigen Ausrichtung?

Stufe 3: Digitale Geschäftsmodelle

Sie haben Ihre Infrastruktur digitalisiert, Ihre wichtigsten Prozesse aufgenommen und Automatisierungspotentiale umgesetzt. Dann können Sie sich jetzt mit den zahlreichen Möglichkeiten digitaler Geschäftsmodelle auseinandersetzen. Denn um auch in Zukunft erfolgreich zu sein, können Sie nicht auf Tradition als Geschäftsmodell setzen. Sie sollten auf Basis Ihrer digitalen Prozesse die Sammlung und Auswertung von Kundendaten erwägen. In der Verknüpfung dieser mit Informationen aus Ihrer Umwelt können Sie neue Kundenbedürfnisse identifizieren, vorhandene Dienstleistungen erweitern oder gänzlich neue Produkte adrrealisieren.

Schritt 4: Einfach machen!

Vergeuden Sie daher keine Zeit und starten Sie die Digitalisierung Ihres Unternehmens noch heute! Wir sind überzeugt, dass die Digitalisierung auch einfach sein kann. Deshalb haben wir Ihnen ein einzigartiges Konzept erarbeitet, dass Ihnen die Digitalisierung Ihres Unternehmens so einfach und effizient wie möglich gestalten soll.

Gerne helfen wir auch Ihnen bei der Navigation Ihres Unternehmens durch die digitale Transformation. Fragen Sie uns jetzt an!


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Dr. Florian Imgrund
Ihr Spezialist wenn es um die digitale Transformation Ihres Unternehmens geht. Nehmen Sie bei weiterführenden Fragen gerne jederzeit via E-Mail Kontakt auf.